每天都有加不完的班?5個方法助你高效工作、準時下班!!

by 職場幹大事JJnote
高效工作

今天想來問問各位同事們,當你上班在專心做某件事情時,是否有突然被打斷的經驗呢?
你有算過一天當中,被干擾、中斷過多少次嗎?
這個一次又一次的『中斷』其實影響了你是否能準時下班。

例如:
你正在寫一封很重要的信件、做一份很重要的報告、excel統計清單、企劃書等等
但突然間,桌上電話響了、同事走來你的座位來找你、公司通訊軟體跳出找你的訊息、主管突然叫你,各種人事物不斷的干擾你正在進行的任務、中斷你原先要完成的工作計畫。
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為了應付這些臨時的人事物,導致你的待辦清單越積越多,工作做不完讓人想翻桌
不要說提早下班了,連準時下班都無法,搞到最後只能靠加班來完成…
『準時下班』似乎變成上班族的小確幸、甚至是一種奢侈…
我想這種情況,在職場上應該屢見不鮮,天天都在上演。

或許有人會認為『這就是工作啊…工作上班不就這樣子嗎?』

work hard沒有不對,但如果可以work smart,why not?

以下分享:
如何不被中斷、不受干擾影響、高效率完成工作的5個方法,幫助你準時下班!


準時下班 – 高效工作秘訣1:80/20法則

先用80/20法則,列出每日待辦清單的優先順序,通常你可以根據行事曆來評估,例如:

  • 下週是否有重大會議,會議上要報告的資料完成了嗎?
  • 下週一,專案要往下一個階段進行了?是否有缺少什麼文件?什麼時候要補?
  • 客戶下週有預算審查會議,報價單提供給客戶了嗎?
  • 下一季forecast report寄給主管了嗎?


當你排出優先順序之後,你會對一整天的工作內容更有掌握感。
甚至是一整週、一整個月的工作目標更清楚、時間管理更優化,如此一來『準時下班』就離你更接近了。


準時下班 – 高效工作秘訣2:早起鳥兒


比同事們早上班。利用『無人干擾、專屬於你的時間與空間』來高效率完成工作
早起鳥兒有蟲吃。比大家還要早到辦公室開始辦公。(早來公司,別只是吃早餐滑手機~太浪費了)
舉例:公司規定上班時間是09:00,你就提早08:20、08:30到辦公室開始高效率辦公。

就像以前學生時期,很多名列前茅的同學,都是早起唸書。
如果可以利用提早到公司而完成這些報告、簡報等paper work,那接下來一整天的工作,各種會來干擾、中斷你的人事物,你就可以更從容自在地應對、游刃有餘。


準時下班 – 高效工作秘訣3:別人休息我努力

利用午休時間10~15分鐘來執行。
大家都在吃飯、午睡、聊天、看影片滑手機、外出買飲料的時候
就是沒人會吵你的時候,好好利用這段時間,效果出乎你意料
其實跟方法二是一樣的意思『無人干擾、專屬於你的時間與空間』。
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可能因為心裡多少有點不甘心占用到自己午休時間,所以會小宇宙爆發、逼迫自己效率提高XD
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倘若你真的很不甘心用自己的午休時間作業!那你可以自行評估一下:你是寧願
下班時間到了,事情沒做完,只好加班來完成(通常晚上加班效率低落…)
還是現在午休趕快做一做,可以準時下班。
(套一句廣告台詞:聰明的,就懂!)

準時下班 – 高效工作秘訣4:下午4點後

集中在下午四點之後再來進行
一般公司會議時間,都集中在早上10點到下午4點之間,這段時間各部門、各公司之間通常會密切頻繁的交流。很多主管都是一路從早開會開到下午。

等這段時間大家都忙得差不多了,告一個段落了、該找你的電話、同事一個也沒少了,你就可以開始忙你要做的事情。反之,你也可以利用下午四點之後,去找你需要但對方也很忙碌不好找的窗口。


準時下班 – 高效工作秘訣5:一人會議

安排一間會議室,發出會議邀請給自己一個人。
會議主旨最好寫上你要完成的任務事項,然後一個人關在會議室裡面(或實驗室也可以)專心致志的完成,重點是能躲開人群、避開干擾源的一個『環境』。
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你可能會擔心說:
萬一有同事來座位找你、或有電話打進來找你、找不到你,等等狀況怎麼辦?
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先不用擔心
那些來找你的人事物,十之八九,真的有那麼緊急嗎?
他們找不到你,那找別人可以解決嗎?那些問題他們不能自己解決嗎?
我相信在職場上,很多人的工作習慣是『丟出問題之前,自己不先去想可能的答案』
(這種人在職場上某種程度而言,也算是類小人
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但如果真的是很緊急、很重要的事情,他們應該會發信件出給你,或是公司通訊軟體上留言給你。當你收到通知之後,評估完再做優先順序調整也不遲。

生命會自己找到出口


總結:不僅準時下班,更往自由人生邁進

統整5個準時下班的小秘訣:

  • 80/20法則,列出每日待辦清單的優先順序
  • 比同事們早上班。利用『無人干擾、專屬於你的時間與空間』
  • 利用午休時間10~15分鐘來執行
  • 集中在下午四點之後來進行
  • 安排一間會議室,發出會議邀請給自己一個人
準時下班


以上5個方法,以及之前文章辦公室政治職場小人
希望可以協助你提高工作效率、幫助你準時下班,盡可能達到work life balance重新奪回人生主導權!
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