【離職信範例】如何寫封正式離職信?5招小技巧+3個信件大忌!

by 職場幹大事
離職信-cover

在職場工作中,新血加入、老鳥離職,這些人事異動、來來去去是很正常的事情。
而離職信件的撰寫,絕對是你在離開一個工作環境時,重要的關鍵步驟之一。
離職信寫得漂亮能讓你留下好名聲,也能保護你自己,做為你與公司之間『對談或是交接』的重要紀錄。


這篇文章跟你分享:離職信範例、撰寫離職信之前與之後,有哪些注意事項。


什麼時候寄出辭職信?

當你與單位上級主管談完離職後,
就可以準備把剛剛談話內容,寫成一封正式的辭職信件,做為一個正式宣告。
當然你也可以在談話結束之前,就先與主管確認:

  • 是否需要發出離職信件?
  • 你會打算怎麼寫離職信的內容?
  • 離職信寄給誰?同組的組員以及HR人資?還是包含大老闆?
  • 預計何時發出離職信件?


這麼做是為了讓你主管事先有個心理準備,雙方有個共識,
萬一他不想驚動到部門單位其他組員、或是主管想先做好下一步的人事安排,
主管自然會請你晚點再發出離職信。

離職信-直屬主管


按照勞基法,在法定的天數前,提出離職。
如下表格:依照你在這家公司的工作年資,需於多少個日曆天之前,事先提出離職預告。

任職期間預告時機
工作未滿3個月者不需預告,但仍需通知雇主,以解除勞動契約
工作滿3個月以上1年未滿者需於10日前預告之
工作滿1年以上3年未滿者需於20日前預告之
工作3年以上者需於30日前預告之
資料來源:勞動部


但不論是否在這家公司工作滿三年,仍建議最好於1個月之前提出離職,
因為除了自己可以有較充裕的的時間做好工作上的交接,
站在公司的立場:人事安排上較有時間彈性,而且主管也可感受到你願意替公司設想,
也是替你自己在這家公司的同事主管心中留下好印象。


撰寫離職信的注意事項

接下來列出:
一封標準制式的辭職信會有哪些內容需要撰寫?以及需注意的地方?

收件者對象

一般來說,離職信件的收件者就是你的直屬主管
通常不會越級呈報,除非主管請你同時寄給其他人,那就另當別論。
副本:放入你自己公司信箱,寄給直屬主管之時,自己也收到。
密件副本:放入你私人信箱,別無他用意,僅共你自己個人留存之用。


主旨

信件主旨放上『離職信』、『自己的中英文姓名』、『職務名稱』
舉例如下:

  • 【辭呈】Kevin Huang 黃成軒(專案工程師)
  • 【辭職信】Julia Wu 吳婷婷(業務經理)


信件內容

離職信件的內容應包含:

  • 因為什麼原因而提出離職
  • 發自內心對公司的感謝
  • 預計做到哪一個工作日
  • 工作交接事項&預計交接日


祝福語

簡單的寫上你對公司的祝福,
舉例:祝福公司生意興隆、蒸蒸日上、業績長虹、蓬勃發展


信件署名(簽名檔)

最後放上自己的中英文姓名,
也可視情況放上自己的聯絡電話(手機號碼)
以防日後離職,作為緊急聯絡之用。


離職信範例

Dear (主管姓名)


思考已久,在提出這份辭呈時,心情仍是沈重與不捨
本人因(簡述離職原因),決定向公司提出請辭,並於(離職生效日期:年/月/日)開始生效。
非常感謝這段期間公司給予的機會與栽培,以及主管和同事們的提拔與包容


如剛剛與主管您所談:預計最後一天的工作日期為(最後一天工作日期:年/月/日)
這段期間,將傾全力完成工作交接,
目前手上工作事項有(專案A、專案B、專案C、等等)
並預計於(最後一個工作日前三天)完成工作交接,
造成公司不便,萬望海涵,也懇請主管批准。


祝福公司生意興旺、蒸蒸日上
(自己的簽名檔)


離職信件的3個大忌!

離職信件最大的目的:是用來保住你自身權益、同時讓你留下好名聲。
至於你個人對公司或部門有什麼不滿,或是看不慣的地方,
其實不必在離職信件中抒發,對自己沒有什麼好處。(聰明人選擇好聚好散)


建議善用撰寫離職信的機會,展現你的風度。
以下3種禁忌,千萬別出現在離職信件中:

  1. 關於離職的真實原因,不用在信件中交代清楚
    (舉例:與主管或同事理念不合、不爽公司沒加班費)
  2. 批評公司制度、攻擊部門主管同事
    (人情留一線,日後好相見)
  3. 情緒性字眼
    (順著天意做事,逆著個性做人)
離職信-忍耐



寄出離職信件後,下一步該做什麼?

Step1:再次檢查剛剛發出的信件

  • 先看看自己有沒有收到信件?
  • 收件者是否正確?有無遺漏?或寄錯對象?
  • 檢查夾帶檔案是否遺漏?檔案是否正確?

若信件不小心有些失誤,
趕快在第一時間回收郵件,再補發一封更改後的離職信件。


Step2:做好工作任務交接

當你已經寄出一封完整的離職信件之後,
就開始著手你的工作交接計畫吧!
而且交接的越詳細完整,對你越好。


避免讓同事日後在工作上遇到問題時,有機會找藉口:
『XXX當初沒有交接清楚』『我也不知道欸,這件事情,XXX沒有跟我交接過』
甚至是你離職了一段日子了,同事還打電話或傳Line追著你跑。


Step3:工作交接清單寄給同事與主管

這些工作交接資料與清單,一定要連同提供給同事與主管,
整理成一份檔案,裡面最好可以清楚記錄:

  • 進行中的專案名稱
  • 專案進度到哪裡?
  • 專案預計完成日期?
  • 專案成員窗口有哪些成員?
  • 專案目前遇到哪些問題?
  • 專案是否有需要哪些資源/支援?
  • 專案注意事項有哪些?


Step4:向HR提出工作證明書

在跟主管談完離職,並且也告知HR之後,
就可以向HR提出申請工作證明書。
如果來不及在離職之前拿到工作證明書,也可留下你個人信箱給HR
請HR再將工作證明書寄到你的個人信箱。


Step5:保有原來良好工作習慣

除了做好工作交接,還有一件事,也要留意一下,
就是保持你原有的職場好習慣。舉例如下:

  • 上班準時不遲到
  • 開會準時出席參與
  • 上班時間不逗留茶水間與同事閒聊打屁
  • 不講其他同事的私人八卦
  • 主管交辦事項儘早完成,不要拖到最後一刻

以前男生在當兵,老一輩的學長常流傳一句話『老兵八字輕』
就是指:即將要退伍的阿兵哥,八字比較輕,容易出事
輕則做事情出包、重則發生意外!😰

同理在職場上,
別以為自己要離職了,就開始上班遲到、開會不到、散漫怠惰、露出本性了,
越是接近離職日,越要做好自己本分。

因為『人在做,人在看』
做好自己的工作本分,預防職場小人在關鍵時刻抓住你的把柄,
讓有心人無話可說,這是保護自己的基本道理。


離職信與farewell letter有何差別?

辭職信與farewell letter不太一樣,
farewell letter偏向『離開大家,帶有一點個人情感 Say Goodbye』的道別信件。
而離職信屬於比較正式、具有宣告的作用與意義。

離職信-道別


farewell letter寄出的對象&時機:

除了部門單位的主管與同事,
你也可以發送farewell letter給其他部門的同事、你有私交的同事好友。
寄出farewell letter的時間點:通常會在最後一天上班日、公司電腦被回收之前寄給大家。


總結

本篇文章分享關於離職信的注意事項:

  • 離職信怎麼寫?
  • 離職信的寄送對象
  • 離職信範例

希望對正在觀看文章的你有些幫助💪

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